Cara Menggunakan Timeline View di Notion untuk Membuat Gantt Chart Modern

Gantt floor plan merupakan sebuah sarana manajemen proyek yang populer untuk melihat efisiensi alur kerja beserta jadwalnya. Sudah digunakan selama lebih satu abad, bagan ini pun sudah hadir dalam aplikasi integer sebagai sebuah solusi modern. Salah satunya di Notion.

Tapi Notion bukan sekedar replika dari Gantt floor plan tradisional. Melalui kemampuannya memvisualisasikan database, dalam hal ini menggunakan tampilan Timeline, Notion menghadirkan Gantt floor plan secara dinamis dan fleksibel namun tetap konsisten.

Di sini kami akan mengupas tuntas konsep, langkah-langkah praktis, dan strategi bagaimana menggunakan Timeline position di Notion untuk membuat Gantt chart. Sehingga Anda bisa menciptakan visualisasi tugas-tugas proyek beserta jadwalnya dengan jelas.

Manfaat Gantt Chart dalam Manajemen Proyek

Secara fundamental, Gantt floor plan menampilkan daftar tugas dalam sebuah proyek beserta jadwal dan durasi masing-masing tugas dalam bentuk garis waktu. Dengan memanfaatkan visualisasi Gantt chart, Anda bisa segera mendapat berbagai informasi dalam sekali lihat. 

Informasi yang bisa Anda lihat di Gantt floor plan meliputi:

• Apa saja tugas yang sedang dan akan berjalan.
• Siapa yang menjalankan tugas bersangkutan.
• Kapan tiap tiap tugas mulai dan berakhir.
• Berapa lama tiap tugas dijadwalkan.
• Bagaimana tugas-tugas menumpuk dan seberapa banyak atau seberapa lama.
• Kapan keseluruhan proyek mulai dan berakhir.

Jadi, Anda tidak sekedar melihat alur kerja dan jadwalnya saja, tapi juga melihat apakah sebuah tugas berjalan terlalu lama atau terlalu singkat, juga kapan beban kerja menumpuk dan pada siapa (tim apa). 

Dengan mengenali permasalahan tersebut, Anda bisa menyesuaikannya agar tugas-tugas itu bisa lebih selaras. Pada akhirnya, proyek bisa berjalan lebih efisien.

Kelebihan Timeline View di Notion

Seperti sudah disebut di atas, Notion memiliki Timeline position sebagai representasi Gantt chart. Sebagai aplikasi digital, kekuatan Timeline position Notion adalah hubungannya dengan database daftar tugas asli.

timeline position notion

Hubungan ini berjalan dua arah, sehingga ketika Anda memperbarui atau menyesuaikan satu hal di salah satunya, tampilan lain juga akan menyajikan perubahan tersebut. Artinya, Anda bisa mengatur tugas-tugas yang ada tanpa harus mengulangnya di tampilan lain.

Selain itu, hal ini juga memberikan opsi tindakan sesuai tipe pribadi Anda. Jika Anda lebih suka dengan teks, Anda bisa mengatur tanggal di tabel. Sedangkan jika Anda lebih suka dengan visual, Anda bisa menggeser blok lini masa di Timeline.

Jadi, Timeline position di Notion memang merupakan solusi yang fleksibel dan powerful dalam menyajikan daftar tugas beserta durasinya. Anda layak mempertimbangkannya saat melakukan setup proyek baru dengan Notion.

Menggunakan Timeline View Untuk Gantt Chart di Notion

Setelah mengetahui manfaat Gantt floor plan dan Timeline position di Notion, mari kita lihat bagaimana penerapannya.

Merancang Database Proyek

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat database tugas untuk menjadi fondasi dari berbagai tampilan lain. Walau Gantt floor plan lebih berhubungan dengan struktur waktu, Anda perlu mempertimbangkan penggunaan jenis position lain untuk database tugas tersebut.

Anda bisa mulai dengan mengetik /database dan memilih Inline atau Full Page. Jika Anda ingin tampilan tabel database dan Timeline hadir di bidang berbeda, pilih Database Inline.

Jika ingin tahu perbedaan antara keduanya secara lebih detil, baca pembahasan halaman vs database di Notion.

rancangan database daftar tugas

Beri nama database bersangkutan dan susun database itu dengan berbagai spot yang akan memberikan konteks pada setiap point atau tugas. 

Property yang bisa Anda gunakan adalah:

• Nama tugas (Name):
  Property wajib yang berfungsi sebagai identifikasi utama setiap point dalam database.
• Divisi / Tim (Select / Multi-select):
  Property pilihan yang menunjukkan divisi atau tim mana yang mengerjakan tugas. Opsional, jika Anda memiliki beberapa tim dalam menjalankan proyek.
• Penanggung jawab (Person):
  Property yang menunjukkan orang yang mengerjakan tugas. Terikat dengan akun Notion anggota tim.
• Tenggat Waktu (Date):
  Property yang menunjukkan informasi waktu kapan tugas harus selesai atau durasi waktu pengerjaan. Penting untuk Timeline view.
• Prioritas (Select):
  Property pilihan yang akan menunjukkan tingkat kepentingan tugas yang berjalan. Bisa diisi dengan pilihan: High (tinggi), Medium (menengah), dan Low (rendah).
• Status (Status):
  Property pilihan yang menunjukkan kemajuan tugas melalui pengelompokkan To-do (akan dikerjakan), In-progress (sedang dikerjakan), dan Completed (selesai dikerjakan).

Jika Anda memiliki beberapa tugas kecil dalam sebuah tugas besar, misalnya tugas membeli domain di dalam tugas membuat website, Anda bisa menggunakan fitur sub-tugas atau mengaturnya sendiri dengan membuat spot pilihan kategori tugas bersangkutan, misalnya tugas membeli domain masuk dalam kategori website.

Jika Anda menggunakan sub-tugas, Anda juga bisa menambahkan spot Angka untuk menunjukkan perkembangan. Misalnya menghitung persentase penyelesaian proyek induk berdasarkan position sub-tugas yang telah ditandai sebagai Complete.

Anda bisa mengatur warna untuk tiap pilihan di dalam spot tertentu (seperti Select, Multi-select, dan Status). Ini berguna untuk diterapkan dalam timeline nantinya. Tapi hati-hati dengan pemilihan warna, karena jika ada warna yang sama maka bisa membingungkan.

Untuk penjelasan soal detil database, silakan baca panduan database Notion.

Isi Database

Setelah Anda membuat database tersebut, Anda perlu mengisinya. Walau mengisi dengan information yang asli akan lebih pasti, namun Anda bisa mengisinya dengan beberapa tugas fiktif terlebih dahulu. Tujuannya adalah untuk melihat apakah position database lain bisa tampil sesuai yang diinginkan atau tidak.

database tugas

Sehubungan dengan menggunakan Timeline position untuk Gantt chart, Anda perlu mencoba mengisi beberapa tugas dengan spot Tenggat Waktu baik yang memiliki satu tanggal saja dan yang memiliki tanggal mulai beserta tanggal akhir (menunjukkan durasi). Dengan begitu Anda bisa melihat perbedaannya di Timeline view.

Membuat Timeline View

Setelah fondasi information dirancang, langkah selanjutnya adalah mengubah tampilan database menjadi Timeline View. Anda bisa membuat Timeline position sebagai tab di database asli atau membuat tampilan terpisah sebagai tampilan yang terhubung dengan database tugas bersangkutan.

Membuat Timeline position di database asli

1. Klik tombol + yang muncul di samping nama database.
2. Pilih Timeline dari paper yang muncul.
3. Beri nama position baru ini.
4. Atur tampilan database itu sesuai keperluan:
   • Show page icon: On
   • Show timeline by: Due
   • Separate commencement and extremity dates: Off
   • Show table: On
   • Open Pages in: Side peek
5. Klik Done.

timeline position sebagai tab

Harap perhatikan:

• ‘Show timeline by’ akan menunjukkan tampilan waktu. Memilih Due (tenggat waktu) akan menunjukkan informasi waktu proyek berjalan. Ini penting untuk melihat durasi dan posisinya di kalender.
• ‘Separate commencement and extremity dates: Off’ akan menampilkan garis waktu antara tanggal mulai dan tanggal selesai. Ini penting agar Gantt floor plan berfungsi menampilkan durasi.
• ‘Show table’ akan menunjukkan daftar tugas dalam bentuk tabel di sisi kiri. Berguna untuk melihat tugas yang sudah tidak terlihat di rentang waktu kalender Timeline.

Membuat Timeline position terpisah

1. Di bidang kosong halaman ketik /heading, pilih struktur judul yang Anda inginkan (H2 atau H3), dan ketik judul.
2. Di bawahnya, ketik /timeline dan pilih Timeline view.
3. Klik Link to existing information source.
4. Pilih database tugas yang kamu buat sebelumnya.
5. Pilih tampilan Timeline view.

timeline position terpisah dari database asli

Harap perhatikan:

• Cara ini akan menampilkan timeline dengan daftar tugas sudah muncul di sisi kiri. Untuk bisa mengaturnya seperti tampilan tab di atas, Anda perlu klik tombol Setting dan masuk ke paper Layout.
• Menggunakan blok Heading (judul) akan memberi konteks tampilan, karena judul tampilan akan menunjukkan nama database asli. Lebih baik matikan ‘Show database root title’ di paper Layout, lalu rename (ganti nama) tab position ini. 

Konfigurasi Timeline Lebih Lanjut

Langkah berikutnya, setelah memiliki Timeline position sebagai Gantt chart, Anda bisa mengkonfigurasi tampilan agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya mengelompokkan alur kerja berdasar tim, memberi warna sesuai prioritas, menampilkan ikon akun orang yang mendapat tugas, dan lain-lain.

Di bawah ini beberapa konfigurasi yang bisa Anda lakukan.

Mengatur tampilan waktu kalender

Anda bisa mengatur tampilan rentang waktu di kalender dengan klik tombol di sebelah kanan ‘Manage successful calendar’. Anda bisa memilih mulai dari jam, hari, minggu, bulan, sampai 5 tahun.

menu mounting rentang waktu kalender timeline

Pengaturan ini berguna jika Anda ingin melihat detil dan perspektif yang lebih luas. Misalnya melihat aktivitas mingguan lalu melihat jadwal keseluruhan tiap bulan. Dengan begitu Anda bisa mengukur alur kerja dan proses tiap tugas. Siapa tahu, Anda juga ingin ada waktu agar tim punya waktu untuk bersenang-senang bersama. 

Menampilkan Property Lain di Garis Waktu

Secara bawaan, spot yang tampak pada garis waktu adalah nama tugas. Anda bisa menambahkan informasi dari spot lain, dengan klik tombol Setting dan pilih Property Visibility di menu. 

menambah spot lain di timeline

Di sana Anda bisa memilih spot apa saja yang ingin Anda tampilan. Misalnya orang yang mengerjakannya. Hanya saja, karena informasi itu akan muncul bersama nama tugas, maka tampilan beresiko menjadi penuh dan rumit jika Anda menambah spot lain.

Mengatur Warna Garis Waktu

Anda bisa mengatur warna garis waktu tiap tugas, sehingga Anda bisa mengenali kelompok tugas bersangkutan. Dengan begitu Anda tidak perlu mengecek detil informasi masing-masing tugas.

memberi warna timeline

Cara mengatur warna garis waktu di timeline:

1. Klik tombol Setting.
2. Pilih Conditional Color.
3. Klik tombol + New colour setting.
4. Pilih spot yang Anda inginkan (misal: Divisi/Tim, Prioritas, atau Status).
5. Pilih kondisi: Property is not empty.
6. Pilih Background color apakah mengikuti warna konten spot asli atau Anda menentukan warna baru (lebih baik ikuti warna asli).

Mengelompokkan Tugas

Anda juga bisa memisahkan tugas-tugas itu sehingga tampil dalam grup. Sehingga kelompok tugas tertentu akan terkumpul dan bisa disembunyikan. Ini berguna jika Anda ingin melihat information lebih fokus pada tugas-tugas tertentu.

Cara membuat grup di timeline:

1. Klik tombol Setting.
2. Pilih Group.
3. Pilih spot yang akan menjadi kategori pengelompokkan.
4. Pilih pengaturan yang perlu.
   • Menyortir sesuai alfabet
   • Menyembunyikan spot yang kosong isinya.
   • Menyembunyikan spot tertentu. 

setting grup berdasar tim dengan warna timeline berdasar prioritas

Sedikit catatan, menyembunyikan salah satu pilihan dari spot yang menjadi dasar grup akan menghilangkan kategori itu dari tampilan. Jika Anda ingin kategori tetap ada tapi tidak ingin melihat isinya, Anda bisa memanfaatkan tombol toggle untuk menyembunyikan isi kategori tersebut.

Ada hal lain yang perlu Anda perhatikan dengan fitur Group ini. Jika Anda menyembunyikan tabel daftar tugas, tulisan kategori grup akan muncul di atas timeline dan bisa membuat tampilan terlalu ramai.

Jika Anda ingin tampilan yang lebih bersih, Anda bisa membuat Timeline position terpisah untuk masing-masing kategori. Caranya sama seperti yang sudah ditulis di atas, namun Anda perlu menerapkan Filter yang hanya menampilkan information dari spot tertentu.

Timeline View: Manajemen Waktu nan Fleksibel

Sekarang Anda sudah mengetahui bagaimana menggunakan Timeline position di Notion untuk membuat Gantt floor plan modern. Setelah Anda membuatnya, silakan bereksplorasi dengan berbagai konfigurasi. Selain itu, coba juga menggeser garis waktu untuk merubah posisi atau durasi pengerjaan tugas.

Seperti Anda lihat, cara ini memberikan perspektif lain pada manajemen proyek. Jika Board position berguna untuk melihat beban tiap divisi/tim dan melacak perkembangan tugas. Maka Timeline view, berguna untuk melakukan manajemen waktu dan mengukur efisiensi pengerjaan proyek tersebut.

Jadi, silakan manfaatkan berbagai fitur tampilan database di Notion tersebut untuk menjalankan proyek secara optimal. Jangan lupa, jika Anda bekerja bersama tim, sajikan informasi dengan jelas agar mudah dipahami oleh anggota tim lain. Kalau ingin melihatt penerapannya terlebih dulu, Anda bisa melihat template Gantt floor plan dari Marketplace Notion. Selamat mencoba.